คู่มือการใช้งานระบบ (User Manual)

รวมวิธีการใช้งานระบบ De Luna Clinic CRM ตั้งแต่เริ่มต้นจนถึงการออกใบเสร็จ

ฟีเจอร์หลัก (Features)

✅ ระบบเวชระเบียน (Patients)

  • บันทึกประวัติคนไข้ละเอียด (แพ้ยา, โรคประจำตัว)
  • ค้นหาคนไข้ได้รวดเร็ว
  • อัปโหลดรูปโปรไฟล์

✅ ระบบบริการ & คลังยา (Visits & Inventory)

  • เปิด Visit ใหม่และ Check-in
  • ตัดสต็อกยา/หัตถการอัตโนมัติ (Inventory Logic)
  • บันทึก Clinical Notes แยกตาม Visit

✅ ระบบการเงิน (Payments)

  • ออกใบแจ้งหนี้ (Invoice) และใบเสร็จ (Receipt)
  • รองรับการพิมพ์ 3 รูปแบบ: Thermal 80mm, A5, A4
  • ดูประวัติการชำระเงินย้อนหลัง

✅ ตั้งค่า & สาขา (Settings)

  • จัดการข้อมูลหลายสาขา (Branch Management)
  • กำหนดสิทธิ์ผู้ใช้งาน (Roles)

วิธีการใช้งาน (How to Use)

1. แดชบอร์ด (Dashboard)

หน้าแรกสำหรับดูภาพรวมของคลินิก สรุปยอดขาย จำนวนคนไข้ และข้อมูลสถิติต่างๆ สามารถกรองดูตามช่วงเวลาและสาขาได้

ขั้นตอนการใช้งาน:

  • 1.ดูยอดขายรวม (Total Revenue) และจำนวน Visit ในวันนี้
  • 2.ดูกราฟแนวโน้มรายได้ (Financial Trends)
  • 3.ใช้ปุ่ม Date Picker ด้านบนเพื่อเลือกช่วงเวลาที่ต้องการดูข้อมูล
  • 4.ใช้ปุ่ม 'เลือกสาขา' เพื่อกรองข้อมูลเฉพาะสาขาที่สนใจ
ไปที่หน้าแดชบอร์ด

2. การลงทะเบียนและค้นหาคนไข้ (Patients)

จัดการฐานข้อมูลคนไข้ ลงทะเบียนคนไข้ใหม่ และแก้ไขข้อมูลส่วนตัว

ขั้นตอนการใช้งาน:

  • 1.ไปที่เมนู 'เวชระเบียน' (Patients)
  • 2.กดปุ่ม 'ลงทะเบียนคนไข้ใหม่' (Register) มุมขวาบน เพื่อเพิ่มคนไข้
  • 3.กรอกข้อมูลให้ครบถ้วน: ชื่อ, เบอร์โทร, วันเกิด, ข้อมูลทางการแพทย์ (แพ้ยา/โรคประจำตัว) - ระบบจะแสดง Alert อัตโนมัติเมื่อเข้ารับบริการ
  • 4.กด 'บันทึก' ระบบจะพากลับไปหน้าหน้ารายชื่อ
  • 5.กดที่ชื่อคนไข้เพื่อดู 'Profile', 'History' และจัดการ 'Service Inventory'
ไปที่หน้าเวชระเบียน

3. การเปิด Visit และตรวจรักษา (Visits)

ขั้นตอนสำคัญเมื่อคนไข้มาใช้บริการ ตั้งแต่ Check-in จนถึงสั่งจ่ายยา/หัตถการ

ขั้นตอนการใช้งาน:

  • 1.ค้นหาคนไข้ และกดปุ่ม 'Check In' เพื่อเปิด Visit ใหม่
  • 2.ระบบจะพาไปหน้า Visit Detail
  • 3.แถบ 'Usage' (การใช้บริการ): กด 'Add' เพื่อเลือกรายการยาหรือหัตถการที่ทำ
  • 4.เลือก 'Inventory' เพื่อตัดของจากคลัง หรือ 'Service' สำหรับค่าบริการทั่วไป
  • 5.แถบ 'Clinical Notes': แพทย์บันทึกอาการ (CC, HPI), การตรวจ (PE) และแผนการรักษา (Plan)
  • 6.กดปุ่ม 'ชำระเงิน' (Payment) เพื่อสร้างใบแจ้งหนี้และรับชำระเงิน
  • 7.กด Save เพื่อบันทึกข้อมูลทุกครั้ง
ดูรายการ Visit วันนี้

4. การสร้างและจัดการ Service Inventory (เพิ่มบริการ)

ระบบสำหรับสร้างแพ็คเกจหรือคอร์สบริการล่วงหน้าให้คนไข้ เพื่อติดตามจำนวนครั้งที่ใช้และคงเหลือ เหมาะสำหรับคอร์สบำรุงหน้า หรือหัตถการที่จ่ายล่วงหน้า

ขั้นตอนการใช้งาน:

  • 1.ไปที่หน้า Profile ของคนไข้ ที่ต้องการสร้างแพ็คเกจ
  • 2.เลือกแถบ 'เพิ่มบริการ' (อยู่ถัดจาก 'สินทรัพย์')
  • 3.กดปุ่ม '+ สร้าง Service Inventory' มุมขวาบน
  • 4.เลือกหัตถการ (Service) จากรายการ ระบุจำนวนครั้งทั้งหมด (Total Sessions) และจำนวนเงินที่จ่ายล่วงหน้า
  • 5.บันทึก - ระบบจะสร้างแพ็คเกจพร้อมสถานะ ACTIVE และติดตาม Remaining Sessions อัตโนมัติ
  • 6.เมื่อคนไข้มารับบริการ ไปที่หน้า Visit > แถบ 'Usage' > เลือก 'Use Inventory' > ระบบจะหักจำนวนครั้งจาก Service Inventory โดยอัตโนมัติ
  • 7.ดูประวัติการใช้งานได้ที่ Usage Logs ในแต่ละแพ็คเกจ
ไปที่เวชระเบียนเพื่อลองสร้าง

5. การชำระเงินและออกใบเสร็จ (Payments)

เมื่อตรวจเสร็จและบันทึกรายการยาแล้ว ขั้นตอนต่อไปคือการคิดเงิน

ขั้นตอนการใช้งาน:

  • 1.ไปที่แถบ 'Invoice & Payment' ในหน้า Visit หรือหน้า Profile ของคนไข้
  • 2.ตรวจสอบรายการค่าใช้จ่าย กด 'Create Invoice' (ถ้ายังไม่มี)
  • 3.กด 'Process Payment' เลือกวิธีการชำระเงิน (เงินสด, โอน, บัตรเครดิต)
  • 4.เมื่อชำระเสร็จ สถานะจะเปลี่ยนเป็น 'PAID'
  • 5.กดปุ่ม 'Print' (รูปเครื่องพิมพ์) เลือกรูปแบบ (Thermal/A5/A4) แล้วสั่งพิมพ์ได้ทันที
ลองไปที่รายชื่อเพื่อเลือกคนไข้

6. การนัดหมาย (Appointments)

ดูตารางนัดหมายแพทย์และห้องตรวจ พร้อมแถบสีบอกสถานะ

ขั้นตอนการใช้งาน:

  • 1.ไปที่เมนู 'ตารางนัดหมาย' (Appointments)
  • 2.ดูตารางแบบรายเดือน สัปดาห์ หรือรายวัน พร้อมสีบอกสถานะ (เช่น Confirmed, Arrived, No Show, Cancelled)
  • 3.กดปุ่ม 'ดูตารางห้อง' (Room Density) เพื่อเช็คห้องว่างแบบ Time-slot
  • 4.กดที่ช่องว่างในปฏิทินเพื่อสร้างนัดหมายใหม่
  • 5.ระบุคนไข้, สาขา, ห้อง, วันเวลา และเลือก 'Tags' (สามารถเลือกป้ายกำกับสีได้หลายอัน เช่น นัดติดตาม, ปรึกษา)
  • 6.เลือก 'แผนการรับบริการ' (Planned Usage) เพื่อจองคอร์สล่วงหน้า
ไปที่ตารางนัดหมาย

8. การติดตั้งแอป (Install Web App)

สามารถติดตั้ง De Luna CRM ไว้บนหน้าจอหลัก (Home Screen) ของมือถือหรือคอมพิวเตอร์ เพื่อใช้งานได้เหมือนแอปพลิเคชันทั่วไป

ขั้นตอนการใช้งาน:

  • 1.iOS (iPhone/iPad): เปิด Safari > กดปุ่ม Share (สี่เหลี่ยมมีลูกศร) > เลือก 'Add to Home Screen' (เพิ่มไปยังหน้าจอโฮม)
  • 2.Android: เปิด Chrome > กดจุด 3 จุดมุมขวาบน > เลือก 'Install App' หรือ 'Add to Home Screen'
  • 3.Desktop (PC/Mac): เปิด Chrome > สังเกตไอคอนติดตั้งที่แถบ Address Bar ด้านขวา > กดติดตั้ง
ลองกลับไปหน้าแรกเพื่อติดตั้ง

7. ตั้งค่าระบบและสาขา (Settings)

สำหรับผู้ดูแลระบบ จัดการสาขาและข้อมูลพื้นฐาน

ขั้นตอนการใช้งาน:

  • 1.ไปที่เมนู 'ตั้งค่าระบบ' (Settings)
  • 2.เมนู 'Branch Management': เพิ่ม/แก้ไข สาขา, ที่อยู่, โลโก้, และเลขผู้เสียภาษี (สำหรับหัวใบเสร็จ)
  • 3.เมนู 'Room Management': จัดการห้องตรวจและทรัพยากรสำหรับแต่ละสาขา
  • 4.เมนู 'Marketing > Tags': สร้างและจัดการป้ายกำกับ (Tags) สีสันต่างๆ สำหรับใช้ในระบบนัดหมาย
  • 5.เมนู 'User Management': เพิ่มพนักงานและกำหนดสิทธิ์การเข้าถึง
ไปที่หน้าตั้งค่า

7.1 จัดการสินค้า (Product Management)

ตั้งค่าสินค้าและการเลือกใช้งาน โดยสินค้าแต่ละรายการสามารถใช้ได้ในบริการหรือเป็นรายการขายแยกกันได้

ขั้นตอนการใช้งาน:

  • 1.ไปที่เมนู 'ตั้งค่าระบบ' > 'Product Management'
  • 2.เพิ่ม/แก้ไข/ลบ สินค้า โดยระบุ: รหัส, ชื่อสินค้า, ราคาต้นทุน, SKU, Barcode, หมวดหมู่
  • 3.ตั้งค่า '📋 ใช้ในบริการ (Consumable)': ✓ ถ้าสินค้านี้สามารถหักออกจากสต็อกได้เมื่อให้บริการแก่ผู้ป่วย (เช่น ยา, เซรั่ม)
  • 4.ตั้งค่า '🛍️ ขายเป็นรายการ (Sellable)': ✓ ถ้าสินค้านี้สามารถใช้เป็นส่วนประกอบในรายการบริการ (Item Bundle) ได้
  • 5.📌 สินค้าสามารถทำทั้ง 2 อย่างได้พร้อมกัน หรือทำแค่อย่างใดอย่างหนึ่งตามความเหมาะสม
  • 6.ตัวอย่าง: ยาแก้ปวด → ✓ Consumable + Sellable (ใช้ในบริการ และขายแยก); วิตามิน → ✓ Consumable only; วัสดุสิ้นเปลือง → Sellable only
ไปที่หน้าตั้งค่า > สินค้า

7.2 สร้างรายการบริการ (Item/Service Bundle)

สร้างแพ็คเกจบริการที่รวมหลายบริการและสินค้า เพื่อให้ราคากำหนดได้ง่ายและสามารถขายเป็นหน่วยเดียว

ขั้นตอนการใช้งาน:

  • 1.ไปที่เมนู 'ตั้งค่าระบบ' > 'Item Management'
  • 2.กดปุ่ม '+ สร้าง Item ใหม่' เพื่อเพิ่มแพ็คเกจบริการ
  • 3.ระบุชื่อ Item และเลือกหมวดหมู่ (Category)
  • 4.กดแถบ 'Component Groups' เพื่อเพิ่มส่วนประกอบ (Services และ Products ที่มี Sellable = true)
  • 5.เลือกบริการหรือสินค้าจากรายการ ระบุ Quantity และ Unit Price สำหรับแต่ละรายการ
  • 6.ระบบจะคำนวณราคารวม (Base Price) โดยอัตโนมัติ
  • 7.ตั้งค่า 'ราคาขาย' (Selling Price) ที่ต้องการ (สามารถแตกต่างจากต้นทุนได้)
  • 8.กด 'บันทึก' เพื่อสร้างแพ็คเกจบริการสำเร็จ
ไปที่หน้าตั้งค่า > รายการบริการ

7.3 สร้างบริการใหม่ (Service)

เพิ่มบริการแนวใหม่เข้าไปในระบบ เช่น บริการให้คำปรึกษา, หัตถการ, วิตามิน เป็นต้น

ขั้นตอนการใช้งาน:

  • 1.ไปที่เมนู 'ตั้งค่าระบบ' > 'Service Management'
  • 2.กดปุ่ม '+ สร้าง Service ใหม่' เพื่อเพิ่มบริการ
  • 3.ระบุชื่อบริการและเลือกหมวดหมู่ (Category) เช่น เบิ้ว, หัตถการ, วิตามิน
  • 4.ระบุ 'ราคาฐาน' (Base Price) สำหรับบริการนี้
  • 5.ระบุ 'ระยะเวลา' (Duration) หากต้องการจำกัดเวลา (optional)
  • 6.ระบุ 'หมายเหตุ' หรือ 'คำอธิบาย' (Description) เพิ่มเติม
  • 7.ตั้งค่า 'สถานะ' เป็น 'Active' เพื่อให้สามารถใช้บริการได้ทันที
  • 8.กด 'บันทึก' เพื่อสร้างบริการสำเร็จ
ไปที่หน้าตั้งค่า > บริการ

7.4 สร้างบัตรแลกรางวัล/Voucher

สร้างคูปองส่วนลดหรือแพ็คเกจส่วนลดให้ลูกค้า เพื่อใช้ในการขายสินค้าหรือบริการ

ขั้นตอนการใช้งาน:

  • 1.ไปที่เมนู 'ตั้งค่าระบบ' > 'Voucher Management'
  • 2.กดปุ่ม '+ สร้าง Voucher ใหม่' เพื่อเพิ่มคูปอง
  • 3.ระบุชื่อ Voucher และเลือกประเภท (เช่น บัตรแลกเงินสด, บัตรแลกบริการ)
  • 4.ระบุ 'มูลค่า' (Value) ของคูปอง (จำนวนเงินหรือจำนวนครั้งใช้งาน)
  • 5.เลือก 'วันที่ใช้ได้' (Start Date) และ 'วันหมดอายุ' (Expiry Date)
  • 6.เลือก 'สาขา' ที่สามารถใช้ได้ (ปล่อยว่างถ้าใช้ได้ทุกสาขา)
  • 7.ระบุ 'บริการที่ใช้ได้' (Applicable Services) - เลือกบริการที่สามารถใช้คูปองนี้ได้
  • 8.ตั้งค่า 'ข้อจำกัด' เช่น จำนวนครั้งใช้ต่อคน (Usage per person) หากต้องการ
  • 9.กด 'บันทึก' เพื่อสร้างคูปองสำเร็จ
ไปที่หน้าตั้งค่า > คูปองส่วนลด

© 2024 De Luna Clinic Management System. All rights reserved.